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L'Ufficio per la registrazione dei marchi, disegni e modelli dell'Unione europea
10A. Domande relative al ricorso
10.A:1. Come presentare un ricorso?
10.A.2. È obbligatorio utilizzare il modulo dell'Ufficio per presentare un ricorso?
10.A.7.Una delle parti può chiedere la proroga del termine?
10.A.10. Dove si possono consultare le decisioni adottate dalle Commissioni di ricorso?
10.A.11. Esistono direttive relative ai ricorsi?
10.B Domande relative al mediazione
10.B.1 Che cos’è la mediazione? In che cosa si differenzia dall’arbitrato?
10.B.2 Quando è possibile ricorrere alla mediazione?
10.B.3 Per quali argomenti è possibile ricorrere alla mediazione dinanzi l’UAMI?
10.B.4 Quanto costa la mediazione?
10.B.5 Perché ricorrere alla mediazione?
10.B.6 È possibile la mediazione nelle decisioni di opposizione o annullamento?
10.B.7 La mediazione sarà fornita da personale dell’UAMI? Ci sono mediatori qualificati?
10.B.8 In che lingua si svolgerà la mediazione?
10.B.9 Come saranno assegnati i mediatori ai diversi casi?
10.B.10 Quanto dura la mediazione?
10.B.11 Chi deve partecipare alla mediazione? La mediazione è vincolante?
10.B.12 Che cosa accade in una mediazione tipica?
10.B.13 La mediazione si può svolgere altrove oltre che ad Alicante?
10.B.14 Che cosa accade se la mediazione fallisce?
10.B.15 Non ci sono già gli avvocati a svolgere il lavoro di "mediazione"?
10.A. Domande relative al ricorso
10.A.1. Come presentare un ricorso?
Il ricorso deve essere presentato per iscritto all'UAMI entro il termine di due mesi dalla data della notifica della decisione impugnata. Il ricorso si considera validamente presentato solo dopo il pagamento della tassa di ricorso (800 €), sempreché questo avvenga entro il termine sopra indicato. Tali termini sono improrogabili.
L'atto di ricorso deve essere depositato nella lingua del procedimento, nella quale è stata redatta la decisione. Se la lingua in cui è stata redatta la decisione non è quella del procedimento, l'atto di ricorso può essere presentato vuoi nella lingua del procedimento vuoi nella lingua in cui è stata redatta la decisione. L'atto di ricorso deve contenere i seguenti elementi:
Se l'atto di ricorso non contiene i motivi sui quali si fonda il ricorso, è necessario depositare, entro quattro mesi dalla notifica della decisione impugnata, una memoria contenente i motivi del ricorso. Tale termine è improrogabile.
La memoria contenente i motivi del ricorso deve illustrare, in modo succinto ma completo, gli argomenti addotti del ricorrente a sostegno del proprio ricorso. Dato che, in pratica, i procedimenti di ricorso si svolgono principalmente in forma scritta, gli argomenti vanno sempre interamente sviluppati per iscritto e la loro esposizione non va rinviata ad eventuali trattazioni orali.
10.A.2. È obbligatorio utilizzare il modulo dell'Ufficio per presentare un ricorso?
No, l'uso del modulo non è obbligatorio. Il ricorso può essere presentato con una semplice lettera, a condizione che questa giunga entro il termine di due mesi dalla data di notifica della decisione impugnata e che contenga gli elementi essenziali per presentare validamente un ricorso.
Tali elementi essenziali sono definiti nella risposta alla domanda 10.1.
10.A.3. È possibile ottenere una proroga dei termini stabiliti per la presentazione del ricorso e per il deposito della memoria contenente i motivi dello stesso?
No, tali termini sono fissati dal regolamento sul marchio comunitario e le Commissioni di ricorso non hanno il potere di concedere una proroga. Se il ricorrente non è in grado di rispettare uno dei suddetti termini, potrà solo presentare una domanda di reintegrazione nei diritti (denominata richiesta di restitutio in integrum ), purché ricorrano le condizioni prescritte per la presentazione di tale domanda. Ciò implica che la persona interessata deve essere in grado di dimostrare di aver agito con tutta la diligenza richiesta dalle circostanze per rispettare i termini stabiliti e che la domanda di reintegrazione deve essere depositata entro due mesi a decorrere dalla cessazione dell'inosservanza del termine; infine, l'atto omesso deve essere compiuto entro tale termine e deve essere pagata la corrispondente tassa di 200 €.
10.A.4. Decorso il termine di quattro mesi stabilito per il deposito della memoria contenente i motivi del ricorso, è ancora possibile produrre elementi di prova?
Il regolamento sul marchio comunitario prevede che i motivi del ricorso, ossia gli argomenti di fatto e di diritto in base ai quali si richiede l'annullamento della decisione impugnata, vanno presentati entro un termine di quattro mesi a decorrere dalla notifica della decisione impugnata. Tuttavia, le Commissioni possono prendere in considerazione prove o fatti che non sono stati presentati a tempo debito dalle parti interessate.
10.A.5. L'esame dei ricorsi da parte delle Commissioni di ricorso comporta una trattazione orale del procedimento?
Le Commissioni di ricorso non sono tenute ad accogliere una richiesta delle parti di organizzare un'audizione. Esse hanno la facoltà di disporre una trattazione orale del procedimento, ma solo nella misura in cui la ritengano utile. In linea generale, il procedimento dinanzi alle Commissioni di ricorso è un procedimento scritto.
10.A.6. È possibile presentare osservazioni sulle comunicazioni effettuate dall'altra parte del procedimento in relazione al procedimento di ricorso?
Il resistente può presentare osservazioni sulla memoria contenente i motivi del ricorso del ricorrrente, entro un termine impartito dalla cancelleria delle Commissioni di ricorso (osservazioni in risposta). Tale termine è normalmente di due mesi a decorrere dalla notifica della memoria contenente i motivi del ricorso.
Se il resistente invia osservazioni in risposta, il ricorrente può presentare a sua volta una replica entro due mesi dalla notifica della risposta del resistente.
Se il ricorrente presenta una replica, il resistente può presentare a sua volta una controreplica entro due mesi dalla notifica della replica.
10.A.7.Una delle parti può chiedere la proroga del termine?
Riguardo al termine per la presentazione dell'atto di ricorso e della memoria contenente i motivi del ricorso, v. la risposta alla domanda 10.3.
Il termine per la presentazione delle osservazioni in risposta può essere esteso, su richiesta del resistente inoltrata prima della scadenza del termine iniziale. La Commissione può concedere una proroga.
Tuttavia, i termini per la presentazione di una replica da parte del ricorrente o di una controreplica da parte del resistente sono improrogabili. Se una delle parti non è in grado di osservare uno di questi termini, potrà solo presentare una domanda di restitutio in integrum (riguardo a quest'ultima, v. la risposta alla domanda 10.3).
10.A.8. Il resistente può chiedere la modifica o l'annullamento della decisione oggetto di ricorso in base a un punto non sollevato nel ricorso?
Il resistente può tentare di ottenere una decisione che annulli o modifichi la decisione contestata su un punto non sollevato nell'ambito del ricorso, purché tale richiesta si basi sulle proprie osservazioni in risposta alla memoria contenente i motivi del ricorso del ricorrente.
10.A.9. Si può chiedere che un ricorso sia rinviato dinanzi alla Commissione allargata oppure assegnato a un solo membro?
La decisione di rinviare un procedimento dinanzi alla Commissione allargata spetta al Presidium delle Commissioni di ricorso o alla Commissione di ricorso a cui il ricorso era stato inizialmente assegnato.
La decisione di assegnare un procedimento a un solo membro viene presa dalla Commissione di ricorso incaricata del procedimento.
Non è prevista la possibilità per le parti di chiedere il rinvio o l'assegnazione di un procedimento.
10.A.10. Dove si possono consultare le decisioni adottate dalle Commissioni di ricorso?
Tutte le decisioni sono disponibili, subito dopo l'adozione e nella versione linguistica originale, sul sito Internet dell'Ufficio, nella sezione Aspetti giuridici. Una selezione di decisioni è stata inoltre pubblicata, nelle cinque lingue dell'Ufficio, nella Gazzetta ufficiale dell'Ufficio dal 1998 al 2003
10.A.11. Esistono direttive relative ai ricorsi?
In base al nuovo regolamento di procedura delle Commissioni di ricorso, entrato in vigore il 27 dicembre 2004, il Presidium delle Commissioni di ricorso è competente a formulare istruzioni pratiche di natura procedurale per le parti nei procedimenti dinanzi alle Commissioni. Si prega di consultare decisioni concernenti le istruzioni impartite dal Presidium
10.B Domande relative al mediazione
10.B.1 Che cos’è la mediazione? In che cosa si differenzia dall’arbitrato?
La mediazione è un processo di conciliazione fra parti contrapposte dovuto a una controversia. Il mediatore funge da intermediario neutrale fra le parti e agevola la composizione della controversia. Egli non ha potere decisionale se la mediazione fallisce. Sono le parti a mantenere il controllo sul modo in cui viene gestita la procedura e sull’esito della stessa. Le parti, infatti, non possono essere obbligate a ricorrere alla mediazione, bensì devono decidere volontariamente di farlo. Inoltre, possono ritirarsi dalla mediazione in qualsiasi momento. Analogamente, non si può imporre nessun accordo di composizione alle parti, che devono invece concordarlo volontariamente fra loro. La mediazione è una procedura riservata.
L’arbitrato è una procedura nella quale un arbitro applica la legge per decidere su una controversia fra parti contrapposte. La sentenza viene emessa dall’arbitro in qualità di decisore. Si tratta di una procedura basata sui diritti, diversamente dalla mediazione, che è una procedura basata sugli interessi. Mentre l’arbitrato esamina ed applica esclusivamente la legge, la mediazione esamina i più ampi interessi delle parti (in particolare, gli interessi commerciali).
10.B.2 Quando è possibile ricorrere alla mediazione?
Attualmente, la mediazione dinanzi all’UAMI è disponibile soltanto nella fase di ricorso in caso di procedure fra due o più parti. Entro due mesi dalla notifica della decisione impugnata, la parte soccombente deve depositare un ricorso e pagare la tassa di ricorso per ottenere l’effetto sospensivo di quest’ultimo. Il ricorso è ammissibile esclusivamente se il ricorrente presenta una memoria contenente i motivi dello stesso entro quattro mesi dalla notifica della decisione impugnata. Non è possibile prorogare né sospendere il termine stabilito per il deposito del ricorso, il pagamento della tassa di ricorso o la presentazione della memoria contenente i motivi di quest’ultimo. Entrambe le parti devono firmare la richiesta di mediazione, o dimostrare altrimenti di aver ottenuto il consenso dell’altra parte (cfr. i par. 4.1, 4.2 e 5.1 Istruzioni sulla mediazione per le parti). Le procedure di ricorso saranno quindi sospese in attesa dell’esito della mediazione.
10.B.3 Per quali argomenti è possibile ricorrere alla mediazione dinanzi l’UAMI?
Deve prima esserci una decisione su questioni di marchi e disegni comunitari in un procedimento inter partes avviato presso l’UAMI. Tale decisione deve poi essere impugnata prima che la mediazione possa iniziare. Tuttavia, l’argomento della mediazione può andare oltre l’ambito della procedura di ricorso dell’UAMI e comprendere interessi economici e commerciali, presenti e futuri, delle parti. Le possibilità sono molte, ma può darsi, ad esempio, che le due parti con diritti in conflitto operino in mercati completamente diversi. In questo caso potrebbero decidere di continuare così. La chiave del successo della mediazione consiste nello spostare l’attenzione dagli argomenti legali agli interessi commerciali. La mediazione in casi ex parte (vale a dire quando l’altra parte di una decisione impugnata è lo stesso UAMI) non è possibile.
10.B.4 Quanto costa la mediazione?
L’UAMI non ha fissato alcuna tassa per la mediazione, a condizione che quest’ultima si svolga presso gli uffici dell'UAMI ad Alicante. Se, invece, la mediazione si svolge presso gli uffici dell’UAMI a Bruxelles, la tassa da versare è di 750 EUR, a copertura delle spese di viaggio, vitto e alloggio dei mediatori.
10.B.5 Perché ricorrere alla mediazione?
Le Commissioni di ricorso trattano circa 2 500 cause all’anno. Il tempo di risoluzione di queste cause è in media di un anno e mezzo, e alcune possono anche portare ad un ulteriore ricorso. Il processo può essere costoso economicamente e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, in molti casi, nonostante i conflitti legali siano reali, c'è la possibilità di raggiungere un accordo che preservi gli interessi commerciali di entrambe le parti. La mediazione offre un’alternativa veloce e meno costosa al contenzioso, facendo ricorso alle abilità dei mediatori, esperti in questioni di proprietà intellettuale. Essa, inoltre, garantisce la riservatezza sull’esistenza della controversia, in quanto quest’ultima viene sottratta all’attenzione dell’opinione pubblica. Generalmente, la percentuale di successo è alta.
10.B.6 È possibile la mediazione nelle decisioni di opposizione o annullamento?
Attualmente, la mediazione sarà possibile soltanto per i ricorsi. Tuttavia, non è detto che in futuro non possano esserci dei cambiamenti se il servizio si rivelasse efficace.
10.B.7 La mediazione sarà fornita da personale dell’UAMI? Ci sono mediatori qualificati?
Vi è un team di otto mediatori qualificati provenienti da diverse parti dell’Ufficio, non soltanto dalle Commissioni di ricorso. Si tratta di personale dell’Ufficio con grande esperienza, che ha seguito una formazione speciale presso il CIARB (Chartered Institute of Arbitrators) di Londra e possiede diversi profili linguistici.
10.B.8 In che lingua si svolgerà la mediazione?
In linea di massima, le procedure di mediazione si svolgeranno nella lingua della procedura di ricorso. Tuttavia, le parti sono libere di concordare una lingua comune (a condizione che vi sia un mediatore con la padronanza della lingua scelta).
10.B.9 Come saranno assegnati i mediatori ai diversi casi?
Sul sito Web è pubblicata una lista completa di mediatori, insieme ai loro CV, in modo tale che le parti possano chiedere di essere assistite da una persona in particolare, se lo desiderano. Le parti possono essere aiutate nella scelta di un mediatore dalla cancelleria delle Commissioni di ricorso. È possibile che le parti preferiscano qualcuno con una particolare formazione ed esperienza, oppure con la capacità di svolgere la mediazione in una determinata lingua. È importante comprendere che la mediazione è un processo volontario e che il ruolo del mediatore non è quello di emettere una sentenza o di prendere decisioni, bensì di aiutare le due parti a raggiungere una composizione voluta da entrambe. Qualora il caso sia particolarmente complesso, o se il mediatore lo ritiene necessario, il mediatore nominato può chiedere l’assistenza di un altro mediatore o di un membro del personale dell’UAMI. In quest’eventualità, il mediatore chiederà prima l’autorizzazione delle parti. È possibile inoltre che le parti stesse nominino dei co-mediatori, qualora la complessità del caso o altre circostanze lo giustifichino.
10.B.10 Quanto dura la mediazione?
In linea di massima, si prevede di raggiungere la composizione della controversia in un giorno, magari dopo una riunione preliminare. Se non si giunge a un risultato in questo lasso di tempo, può essere molto difficile arrivare ad una composizione, sebbene casi particolarmente complessi possano richiedere più tempo.
10.B.11 Chi deve partecipare alla mediazione? La mediazione è vincolante?
È importante che vi prendano parte i committenti, perché non si tratta di questioni puramente legali, bensì di interessi commerciali. Poiché la mediazione è un processo volontario, le parti possono ritirarsi in qualsiasi momento. Ovviamente, se con la mediazione si giunge ad un accordo di composizione fra le parti, i legali di queste ultime dovranno poi redigerlo seguendo l’iter normale. Di conseguenza, può essere utile avere dei rappresentanti professionali ad affiancare i committenti, specialmente quando si tratta della stesura di documenti giuridici.
10.B.12 Che cosa accade in una mediazione tipica?
Poiché la mediazione è un processo relativamente flessibile, è difficile essere dogmatici sul formato preciso da adottare. Tuttavia, la maggior parte delle mediazioni prevede un contatto iniziale fra le parti e il mediatore, nel quale viene discusso un calendario e la località della mediazione, oltre alla necessità di uno scambio di documenti precedente alla mediazione stessa. Le parti firmano un accordo sulla mediazione e lo inviano al mediatore il più presto possibile. Nella maggior parte dei casi, la mediazione si svolge presso gli uffici dell’UAMI ad Alicante e le parti vi partecipano da sole o accompagnate dai loro rappresentanti legali. Generalmente, la mediazione dura un giorno e prevede un’alternanza d’incontri comuni (nei quali il mediatore e le parti sono entrambi presenti in sala) e incontri singoli (nei quali il mediatore si riunisce con ciascuna delle parti separatamente e privatamente). Lo scopo dell’incontro comune è quello di cercare di stilare una lista di questioni da risolvere, mentre le riunioni singole esplorano più a fondo tali questioni e le possibili soluzioni o compromessi. Tutto ciò che viene riferito al mediatore negli incontri singoli è privato e non può essere rivelato all’altra parte senza previa autorizzazione espressa. Il procedimento generalmente si chiude con altri incontri comuni e con la stesura di un accordo di composizione. La causa torna quindi alla commissione di ricorso alla quale era stata assegnata inizialmente affinché quest’ultima prenda una decisione formale, annotando la chiusura della procedura di ricorso.
10.B.13 La mediazione si può svolgere altrove oltre che ad Alicante?
L’UAMI incoraggia le parti e i loro rappresentanti professionali a venire ad Alicante. Tuttavia, la procedura di mediazione si può anche svolgere presso gli uffici dell’UAMI a Bruxelles, dietro pagamento di una tassa di 750 EUR.
10.B.14 Che cosa accade se la mediazione fallisce?
Le parti sono libere di ritirarsi dalla mediazione in qualsiasi momento e non possono essere obbligate a raggiungere un accordo di composizione. Tuttavia, devono avere la volontà di impegnarsi al meglio per raggiungere un accordo. Quando una parte si ritira, la mediazione termina immediatamente. Anche il mediatore può porre fine alla mediazione quando si giunge a un punto morto o a un’impasse. In questi casi, la procedura di ricorso riprende dal punto in cui era stata interrotta prima della mediazione. Il mediatore non parteciperà mai alla procedura di ricorso ed ha l’obbligo di mantenere riservato il contenuto della mediazione. L’UAMI, dal canto suo, non conserverà alcun registro o pratica relativa alla mediazione.
10.B.15 Non ci sono già gli avvocati a svolgere il lavoro di "mediazione"?
In molti casi è così, e se le parti sono in grado di raggiungere un accordo da sé, non occorre un mediatore. Tuttavia, l’esperienza dimostra che i titolari di diritti si mostrano più disponibili a comporre la loro controversia amichevolmente quando vengono riuniti per concentrarsi sui punti morti e raggiungere un accordo basato sui loro veri interessi commerciali. In molti ricorsi sembra che ciò avvenga troppo tardi nel corso del processo.