über den Erlass eines Kodex für gute Verwaltungspraxis
DER PRÄSIDENT DES HARMONISIERUNGSAMTES FÜR DEN BINNENMARKT (MARKEN, MUSTER UND MODELLE),
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates vom 20. Dezember 1993 über die Gemeinschaftsmarke (GMV), insbesondere Artikel 119 Absatz 2 Buchstabe a,
BESCHLIESST:
Artikel 1
Der Kodex für gute Verwaltungspraxis, dessen Wortlaut diesem Beschluss beiliegt, gilt für das Personal des HABM in seinen Beziehungen zur Öffentlichkeit.
Artikel 2
Dieser Beschluss tritt am 1. August 2001 in Kraft.
Artikel 3
Dieser Beschluss wird im Amtsblatt des Harmonisierungsamtes für den Binnenmarkt veröffentlicht.
Alicante, 9. Juli 2001
Wubbo de BOER
KODEX FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAXIS FÜR DAS PERSONAL DES HABM IN SEINEN BEZIEHUNGEN ZUR ÖFFENTLICHKEIT
Qualitätsdienstleistung
Es ist die Pflicht des Amtes und seines Personals, dem gemeinschaftlichen Interesse und somit dem öffentlichen Interesse zu dienen.
Die Öffentlichkeit hat das Recht, eine Qualitätsdienstleistung und eine offene, zugängliche und ordnungsgemäß geführte Verwaltung zu erwarten.
Eine Qualitätsdienstleistung beinhaltet, dass das Amt und sein Personal Höflichkeit, Objektivität und Unparteilichkeit an den Tag legen.
Gegenstand
Um seiner Pflicht zu guter Verwaltungspraxis insbesondere in seinen Beziehungen zur Öffentlichkeit nachzukommen, verpflichtet sich das Amt, die in diesem Kodex niedergelegten Leitlinien einer guten Verwaltungspraxis zu beachten und sich in seiner täglichen Arbeit von ihnen leiten zu lassen.
Geltungsbereich
Der vorliegende Kodex ist für das gesamte Personal verbindlich, auf welches das Statut der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften, im Folgenden "Statut" genannt, und den weiteren für die Beamten und sonstigen Bediensteten geltenden Vorschriften für die Beziehungen zwischen dem Amt und seinem Personal, die sich auf Beamte bzw. sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften beziehen, Anwendung finden. Personen mit privatrechtlichem Arbeitsvertrag, abgeordnete nationale Sachverständige oder Praktikanten, die für das Amt arbeiten, sollten sich jedoch ebenfalls in ihrer täglichen Arbeit durch den Kodex leiten lassen.
Der vorliegende Kodex gilt nicht für die Beziehungen zwischen dem HABM und den Personen, die dem Statut der Beamten der Europäischen Gemeinschaften und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften unterliegen.
1. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE GUTER VERWALTUNGSPRAXIS
Das Amt beachtet in seinen Beziehungen zur Öffentlichkeit die nachstehenden allgemeinen Grundsätze.
Rechtmäßigkeit
Das Amt handelt gemäß dem Recht und wendet die durch die gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften aufgestellten Vorschriften und Verfahren an, insbesondere die dem Amt und seinen Tätigkeiten zugrunde liegenden Bestimmungen.
Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlung
Das Amt wahrt den Grundsatz der Nichtdiskriminierung und gewährleistet der Öffentlichkeit insbesondere die Gleichbehandlung der Bürger, unabhängig der Nationalität, des Geschlechts, der Rasse oder ethnischen Herkunft, der Religion oder Weltanschauung, der Behinderung, des Alters oder der sexuellen Ausrichtung. Folglich muss jedwede Ungleichbehandlung ähnlicher Fälle durch die Umstände des Einzelfalles begründet sein.
Verhältnismäßigkeit
Das Amt achtet darauf, dass die getroffenen Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zu den angestrebten Zielen stehen.
Insbesondere achtet das Amt darauf, dass die Anwendung des vorliegenden Kodex in keinem Fall Verwaltungsaufwand und finanzielle Belastungen mit sich bringt, die im Vergleich zum erwarteten Nutzen unverhältnismäßig sind.
Kohärenz
Das Amt achtet auf eine kohärente Verwaltungspraxis und wendet die gängigen Verwaltungsverfahren an. Die Tatsache, dass die Prüfer des Amtes in ihrer Tätigkeit nicht an frühere Entscheidungen gebunden sind, stellt keinen Fall von Inkohärenz dar, da jeder Einzelfall nach den ihm eigenen Umständen und Merkmalen betrachtet werden muss.
2. LEITLINIEN FÜR GUTE VERWALTUNGSPRAXIS
Objektivität und Unparteilichkeit
Das Personal handelt stets objektiv und unparteiisch sowie im Interesse der Gemeinschaft und zum Wohl der Allgemeinheit. Sein Verhalten wird auf keinen Fall von privaten oder nationalen Interessen geleitet oder durch politischen oder von Seiten der Nutzer ausgeübten Druck beeinflusst
Auskünfte über Verwaltungsverfahren
Bei einem Auskunftsersuchen, das ein Verwaltungsverfahren des Amtes berührt, sorgt das Personal dafür, dass die entsprechenden Auskünfte dem Antragsteller innerhalb der für das jeweilige Verfahren festgesetzten Frist erteilt werden.
3. INFORMATIONEN ÜBER DIE RECHTE DER BETROFFENEN PARTEIEN
Anhörung aller unmittelbar betroffenen Parteien
Sieht das Gemeinschaftsrecht die Anhörung der betroffenen Parteien vor, so sorgt der zuständige Bedienstete dafür, dass sie Gelegenheit erhalten, ihren Standpunkt zu äußern.
Begründungpflicht von Entscheidungen
Entscheidungen des Amtes sind zu begründen und den betroffenen Personen und Parteien mitzuteilen.
Im Allgemeinen sollte eine vollständige Begründung erteilt werden. Soweit es nicht möglich ist, eine detaillierte Angabe der Entscheidungsgründe im Einzelfall vorzunehmen, zum Beispiel weil der Kreis derer, die von gleichartigen Entscheidungen betroffen sind, zu groß ist, dürfen Standardantworten erteilt werden. Diese Standardantworten sollten die wesentlichen Gründe enthalten, auf denen die Entscheidung basiert. Darüber hinaus ist Beteiligten auf ausdrückliches Ersuchen eine detaillierte Begründung zu übermitteln.
Informationspflicht über Rechtsbehelfe
Soweit das Gemeinschaftsrecht dies vorsieht, ist in der Mitteilung von Entscheidungen deutlich auf die Möglichkeit der Einlegung von Rechtsbehelfen sowie auf die Einzelheiten des Verfahrens (Name, Verwaltungsanschrift der Person bzw. Dienststelle, an die der Antrag zu richten ist, sowie die einzuhaltende Frist) hinzuweisen.
Gegebenenfalls muss in den Entscheidungen auf die Möglichkeit hingewiesen werden, gemäß Artikel 230 bzw. 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft gegen die Entscheidung Klage zu erheben und/oder Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzulegen.
4. BEARBEITUNG VON ANFRAGEN
Das Amt verpflichtet sich, Anfragen der Öffentlichkeit in angemessener Weise und so schnell wie möglich zu beantworten.
Anforderungen von Dokumenten
Ist das beantragte Dokument bereits veröffentlicht, so wird der Antragsteller an die Verkaufsstellen des Amtes für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften oder an die Dokumentations- bzw. Informationsstellen verwiesen, die einen kostenlosen Zugang zu den Dokumenten ermöglichen, beispielsweise die Informationsstellen, die europäischen Dokumentationsstellen usw. Darüber hinaus sind zahlreiche Dokumente in elektronischer Form leicht zugänglich.
Es gelten die vom Amt erlassenen Vorschriften für den Zugang zu Dokumenten.
Schriftverkehr
Gemäß Artikel 21 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und unbeschadet der einschlägigen spezifischen Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 40/94 vom 20. Dezember 1993 über die Gemeinschaftsmarke, sind Schreiben an das Amt in der Sprache zu beantworten, in der sie verfasst wurden, sofern es sich um eine der Amtssprachen der Gemeinschaft handelt.
Die Antwort auf ein an das Amt gerichtetes Schreiben wird unter folgenden Bedingungen verschickt:
Wenn es sich um ein Schreiben in Bezug auf ein Verfahren vor dem Amt handelt, ist die Antwort unter Einhaltung der in den Bestimmungen zur Regelung des genannten Verfahrens vorgesehenen Regeln und Fristen zu versenden.
In allen anderen Fällen ist die Antwort auf ein an das Amt gerichtetes Schreiben innerhalb einer Frist von 15 Arbeitstagen ab dem Tag des Eingangs bei der zuständigen Dienststelle des Amtes abzusenden. Im Antwortschreiben ist der Name der für das Dossier zuständigen Person sowie deren Kontaktadresse anzugeben.
Kann ein Schreiben nicht innerhalb von 15 Arbeitstagen beantwortet werden, so gibt die für das Dossier zuständige Person in einem vorläufigen Schreiben einen Zeitpunkt an, an dem mit einer Antwort zu rechnen ist; dies gilt auch für alle Fälle, in denen eine Kontaktaufnahme mit anderen Dienststellen erforderlich ist oder Übersetzungen vorzunehmen sind.
Erfolgt die Beantwortung durch eine andere als die ursprünglich als Adressat bezeichnete Dienststelle, sind dem Antragsteller Name und Verwaltungsadresse der Person mitzuteilen, an die sein Schreiben weitergeleitet wurde.
Diese Vorschriften gelten nicht bei Missbrauch, d.h. wenn immer wieder gleichlautende Schreiben mit beleidigendem Inhalt bzw. Äußerungen ohne erkennbaren Sinn und Zweck eingehen. Das Amt behält sich in solchen Fällen das Recht vor, jeden Schriftverkehr einzustellen.
Telefon
Das gesamte Personal ist gehalten, am Telefon seinen Namen oder den seiner Dienststelle zu nennen und Anrufe umgehend zu beantworten.
Auskunftsersuchen zu Fragen, die seinen unmittelbaren Zuständigkeitsbereich betreffen, beantwortet der Bedienstete selbst; ansonsten sollte er den Gesprächspartner an die zuständige Stelle verweisen. Falls erforderlich, verweist er den Gesprächspartner an seinen Vorgesetzten oder nimmt mit diesem Rücksprache bevor er das Auskunftsersuchen beantwortet.
Fällt eine Anfrage unmittelbar in den Zuständigkeitsbereich des Bediensteten, so holt er Auskünfte über die Person des Informationssuchenden ein und prüft vor der Weitergabe der Information, ob sie der Öffentlichkeit bereits zugänglich gemacht wurde. Der Bedienstete kann zu der Auffassung gelangen, dass es nicht im Interesse der Gemeinschaft ist, die Information zu verbreiten. In diesen Fällen sollte er die Gründe hierfür erläutern und gegebenenfalls auf die ihm nach Artikel 17 des Beamtenstatuts auferlegte Schweigepflicht verweisen.
Gegebenenfalls ersucht der Bedienstete den Informationssuchenden, die telefonische Anfrage schriftlich zu bestätigen.
Elektronische Post
Das Personal beantwortet elektronische Nachrichten umgehend gemäß den Leitlinien des in diesem Kodex enthaltenen Abschnitts über Telefongespräche.
In den Fällen jedoch, in denen eine elektronische Nachricht von ihrer Art her einem Schreiben gleichgesetzt werden kann, ist sie gemäß den Leitlinien für Schriftverkehr und unter Einhaltung der gleichen Fristen zu behandeln, vorausgesetzt, dass eine Erklärung über den Haftungsausschluss des HABM eingereicht wird.
Anfragen der Medien
Die für Kommunikation zuständige Dienststelle ist für die Beziehungen zu den Medien verantwortlich. Die Beantwortung fachspezifischer Fragen durch die Medien zu seinem eigenen Zuständigkeitsbereich kann jedoch der angesprochene Bedienstete übernehmen.
5. SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN UND VERTRAULICHER INFORMATIONEN
Das Amt und sein Personal sorgen insbesondere für die Beachtung
-der Regeln für den Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten;
-der in Artikel 287 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft vorgesehenen Verpflichtungen, insbesondere derjenigen, die das Berufsgeheimnis betreffen;
-der Regeln bezüglich der Geheimhaltung strafrechtlicher Ermittlungen;
-der Geheimhaltungspflicht in Angelegenheiten, die unter die Zuständigkeit der verschiedenen in Artikel 9 und in den Anhängen II und III des Statuts genannten Ausschüsse und Instanzen fallen.
6. BESCHWERDEN
Das HABM
Bei Nichtbefolgung der in diesem Kodex genannten Grundsätze kann eine Beschwerde direkt beim Präsidenten des HABM eingereicht werden, der sie der zuständigen Dienststelle zuleitet.
Das Amt antwortet dem Beschwerdeführer innerhalb einer Frist von zwei Monaten schriftlich. Der Beschwerdeführer verfügt sodann über eine Frist von zwei Monaten, um beim Präsidenten des Amtes die erneute Prüfung seiner Beschwerde zu beantragen. Der Präsident beantwortet diesen Antrag auf erneute Prüfung innerhalb eines Monats.
Europäischer Bürgerbeauftragter
Gemäß Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und den Regelungen für den Europäischen Bürgerbeauftragten kann eine Beschwerde ferner beim Europäischen Bürgerbeauftragten eingelegt werden.