Calidad

Desde la perspectiva de los usuarios, la «calidad» implica que al solicitar una MC o un DMC, la solicitud deberá tratarse de manera oportuna, que las resoluciones de la Oficina son coherentes, y que el usuario tiene acceso a toda la información pertinente en el proceso.

Durante 2011, la Oficina tuvo que hacer frente a un aumento de la carga de trabajo mientras que en la mayoría de asuntos continuó realizando progresos significativos en relación con la puntualidad y las normas de calidad.

Al observar los resultados de la Carta de Servicio, a finales de año, el 99% de las solicitudes de MC para expedientes sencillos (los que no requieren una interacción con el usuario ni son objeto de un recurso) estaban siendo publicadas en el nuevo plazo de diez semanas de la Carta de Servicio. Además, el 98% de dichos expedientes sencillos que no estuvieron sujetos a oposición se registraron en un plazo de 25 semanas.

Se han recibido más de 17 000 oposiciones durante el año, un poco menos que en 2010. Teniendo en cuenta los esfuerzos para solucionar la considerable demora de años anteriores, la Oficina acabó el año con la mejora de la situación respecto de los casos pendientes y la puntualidad y las actividades de oposición han seguido un régimen permanente.

En el último trimestre, el plazo objetivo de notificación de las resoluciones de oposición en 10 semanas desde la conclusión del procedimiento contradictorio se estaba cumpliendo en el 89 % de los casos, manteniendo el progreso obtenido en los últimos años, en que el plazo objetivo fue de 17 semanas.

El mecanismo de gestión de la calidad de las resoluciones sobre motivos de denegación absolutos y relativos y la clasificación fue redirigido hacia una verdadera gestión de la calidad, utilizando los datos sobre los que se informa como un medio de análisis del rendimiento. Los criterios serán modificados de manera regular a fin de garantizar una mejora continua. Se espera filtrar los resultados de dicha modificación durante 2012.

La calidad de nuestras resoluciones sobre la clasificación de marca y basadas en motivos absolutos cumplió o superó las normas de calidad con carácter general durante el año pasado. Analizaremos, por tanto, los criterios de calidad para reenfocar nuestros esfuerzos hacia otras áreas que deben ser mejoradas.

En cuanto a la coherencia de las resoluciones, reconocemos que todavía existe un margen de mejora, en especial en el ámbito de la oposición. Para hacer frente a esto, hemos revisado los criterios de calidad respecto de qué expedientes se comprueban a través de una consulta adecuada interna y externa, incluyendo no solo a los examinadores de la OAMI sino también a los usuarios.

De forma previa, el sistema de gestión de calidad a posteriori comprobó el cumplimiento de las resoluciones sobre motivos de denegación absolutos y relativos y la clasificación de productos y servicios respecto del Manual Práctico de Marcas, la base de datos de comparación de productos y servicios, las plantillas y un uso adecuado de la lengua.

El alcance del nuevo sistema es más amplio, abarcando no solo a las resoluciones escritas por los examinadores sino que también cubre los procedimientos de oposición. Pretendemos ampliarlo a todos los ámbitos comerciales principales como las formalidades de examen, anulaciones, inscripciones en el Registro, etc., en los próximos cuatro años.

Con las nuevas disposiciones, el Manual se convertirá en la única norma para evaluar la calidad. Reconocemos también que el Manual precisa ser adaptado estrechamente a la jurisprudencia de las Salas de Recurso y del TJE, para que los examinadores encuentren directrices pertinentes y actualizadas.

Por lo tanto, estamos mejorando la forma en que se actualiza el Manual con la intención de acelerar el proceso y garantizar un enfoque más coherente de los examinadores y de las Salas de Recurso. En el futuro, las Salas de Recurso tendrán una voz importante en la definición de las instrucciones de la práctica de la OAMI (el Manual). Para ello, los círculos de conocimiento, establecidos con el conocimiento especializado de los distintos departamentos, asesoran al Servicio de Práctica Jurídica del Departamento de Asuntos Jurídicos en la definición de las tendencias de la jurisprudencia que deben ser integradas en el Manual.

El enfoque del «círculo de conocimiento» ayudará a los conocimientos en cascada y a las prácticas acordadas por toda la oficina y las Salas de Recurso podrán participar como observadores sin poner en peligro su función institucional.

Además de los dos círculos de conocimiento para el personal y los asuntos financieros se han creado ocho círculos para hacer frente a cuestiones específicas de PI:

El tercero ámbito en el que hemos estado trabajando para mejorar la calidad desde la perspectiva de los usuarios es la «previsibilidad».

Los solicitantes deberán tener todos los instrumentos y la información necesarios de modo que puedan prever con antelación y de forma razonable el resultado. Esto implica la adaptación dentro de la OAMI y que todas las herramientas desarrolladas para el uso de los examinadores también estarán disponibles para los usuarios. Este es un esfuerzo en curso que será una característica de la mejora de las herramientas existentes y la introducción de nuevas herramientas.

También planeamos desarrollar un sistema para integrar todas las posibles fuentes de introducción de las opiniones de los usuarios, independientemente del medio por el que se comuniquen y su punto de entrada en el sistema de calidad actual, proporcionando métodos, procesos e indicadores para analizar y elaborar recomendaciones a fin de adaptar la práctica de la Oficina a estos comentarios. El sistema de respuesta de los usuarios será diseñado durante 2012 e implantado el año siguiente.

También continúan los esfuerzos relativos al proceso de obtener la certificación ISO para todas las actividades de la OAMI, desarrollando y manteniendo el sistema de gestión de la calidad (SGC) de la OAMI y los procesos. El próximo año se prestará atención a la preparación de las actividades relacionadas con la MC. En 2015 se espera obtener la certificación ISO 9001 para toda la Oficina.