Qualität

Aus dem Blickwinkel der Nutzer bedeutet „Qualität“, dass eine Anmeldung einer Gemeinschaftsmarke oder eines Gemeinschaftsgeschmacksmusters zügig bearbeitet wird, die Entscheidungen des Amtes in sich schlüssig sind und der Nutzer Zugang zu allen im Verfahren wichtigen Informationen hat.

2011 ist es dem Amt gelungen, den gestiegenen Arbeitsanfall zu bewältigen und gleichzeitig in den meisten Fällen deutliche Fortschritte bei der Angemessenheit der Verfahrensdauer und anderen Qualitätsnormen zu erzielen.

Ein Blick auf die Ergebnisse der Dienstleistungscharta zeigt, dass bis Ende des Jahres 99 % der unproblematischen GM-Anmeldungen (bei denen keine Interaktion mit dem Nutzer erforderlich war oder Beschwerde eingereicht wurde) der neuen Norm der Dienstleistungscharta entsprechend innerhalb von zehn Wochen veröffentlicht wurden. Außerdem wurden 98 % dieser problemlosen Fälle, in denen kein Widerspruch eingelegt wurde, innerhalb von 25 Wochen eingetragen.

Im Jahresverlauf gingen etwas mehr als 17 000 Widersprüche ein - etwas weniger als 2010. Bedenkt man den Arbeitsaufwand, der zum Aufholen des beträchtlichen Rückstands aus den Vorjahren erforderlich war, stand das Amt am Jahresende bezüglich der Altfälle deutlich besser da, und die Angemessenheit der Verfahrensdauer und die Tätigkeiten im Bereich Widersprüche waren konstant.

Im vierten Quartal wurde die Vorgabe, Widerspruchsentscheidungen innerhalb von zehn Wochen nach Abschluss des kontradiktorischen Verfahrens zuzustellen, in 89 % der Fälle eingehalten; damit wurden die in den letzten Jahren erzielten Fortschritte aufrechterhalten, in denen das Ziel noch 17 Wochen waren.

Bei Entscheidungen über absolute und relative Eintragungshindernisse und Klassifikation kommt nunmehr ein echter Qualitätsmanagementmechanismus zum Einsatz, der die gemeldeten Daten zur Leistungsanalyse verwendet. Die Kriterien werden im Sinne einer fortgesetzten Verbesserung regelmäßig geändert. Die Ergebnisse dieses Wandels dürften sich im Verlauf des Jahres 2012 niederschlagen.

Die Qualität unserer Entscheidungen über die Markenklassifikation und über absolute Eintragungshindernisse entsprach im vergangenen Jahr im Großen und Ganzen der Qualitätsnorm oder übertraf sie. Wir werden daher die Qualitätskriterien überprüfen, um unsere Anstrengungen auf andere Bereiche lenken zu können, in denen Verbesserungen erforderlich sind.

Bezüglich der Kohärenz der Entscheidungen räumen wir ein, dass hier, gerade bei den Widersprüchen, noch Raum für Verbesserungen besteht. In diesem Zusammenhang haben wir die Qualitätskriterien für die Kontrolle der Dossiers im Zuge einer internen und externen Konsultation, an der nicht nur Prüfer des HABM, sondern auch Nutzer teilnahmen, überprüfen lassen.

Zuvor kontrollierte das Ex-post-Qualitätsmanagementsystem die Einhaltung von Vorgaben bei Entscheidungen über relative und absolute Eintragungshindernisse und die Klassifikation von Waren und Dienstleistungen anhand des Handbuchs zur Markenpraxis, der Datenbank für den Vergleich von Waren und Dienstleistungen, der Vorlagen und angemessener Formulierungen.

Das neue System ist breiter gefasst und deckt nicht nur die von den Prüfern verfassten Entscheidungen ab, sondern gilt künftig auch für Widerspruchsverfahren. Im Laufe der nächsten vier Jahre wollen wir es auf alle Kerngeschäftsbereiche wie Prüfungsformalitäten, Nichtigkeit, Eintragung ins Register usw. ausdehnen.

Nach den neuen Regelungen wird das Handbuch der einzige Standard für die Qualitätskontrolle. Ferner sind wir uns der Tatsache bewusst, dass es stärker an die Rechtsprechung der Beschwerdekammern und des EuGH angepasst werden muss, damit es Prüfern sachdienliche und aktuelle Hilfestellung leisten kann.

Wir verbessern also die Art und Weise, in der das Handbuch auf den neuesten Stand gebracht wird in der Absicht, den Prozess zu beschleunigen und ein kohärenteres Vorgehen von Prüfern und Beschwerdekammern herbeizuführen. In Zukunft werden die Beschwerdekammern ein entscheidendes Wort bei der Festlegung der Anweisungen für die Praxis (Handbuch) zu sprechen haben. Hier werden die aus Experten der verschiedenen Abteilungen bestehenden „Knowledge Circles“ die Dienststelle Rechtspraxis - Rechtsangelegenheiten bei der Bestimmung der aus der Rechtsprechung in das Handbuch zu übernehmenden Trends unterstützen.

Mit Hilfe des Konzepts der „Knowledge Circles“ können Wissen und vereinbarte Vorgehensweisen überall im Amt weitergegeben werden und können sich die Beschwerdekammern als Beobachter einbringen, ohne dadurch ihre institutionelle Rolle zu gefährden.

Neben zwei „Knowledge Circles“ für Personal- und Finanzangelegenheiten wurden acht weitere eingerichtet, die sich mit spezifischen Fragen des gewerblichen Rechtsschutzes befassen:

Der dritte Bereich, in dem wir an einer Verbesserung der Qualität aus dem Blickwinkel der Nutzer gearbeitet haben, ist die „Vorhersehbarkeit“.

Den Anmeldern sollten alle erforderlichen Instrumente und Informationen zur Verfügung stehen, damit sie das Ergebnis einigermaßen vorhersehen können. Dies bedeutet, dass innerhalb des HABM alles aufeinander abgestimmt ist und alle für die Prüfer entwickelten Instrumente auch den Nutzern zur Verfügung stehen. Diese kontinuierlichen Bemühungen werden sich auch bei der Modernisierung bestehender Instrumente und bei der Einführung neuer Instrumente zeigen.

Des Weiteren planen wir die Entwicklung eines Systems zur Integration aller denkbaren Quellen von Beiträgen der Nutzer, und zwar unabhängig von deren Kommunikationsmitteln und ihrem Eingangspunkt in das derzeitige Qualitätssystem; es soll Methoden, Prozesse und Indikatoren für die Analyse der Beiträge bieten und Empfehlungen für eine Anpassung der Vorgehensweise des Amtes an diese Rückmeldungen hervorbringen. Dieses System für Rückmeldungen der Nutzer soll im Verlauf des Jahres 2012 entwickelt und im Folgejahr umgesetzt werden.

Das Amt bemüht sich auch weiterhin um eine ISO-Zertifizierung aller seiner Tätigkeiten sowie um die Entwicklung und Pflege des Qualitätsmanagementsystems (QMS) des HABM und seiner diesbezüglichen Verfahren. Im kommenden Jahr wird der Schwerpunkt auf der Vorbereitung von Tätigkeiten im Bereich der Gemeinschaftsmarke liegen. Wir gehen davon aus, dass das Amt 2015 in vollem Umfang nach ISO 9001 zertifiziert sein wird.